Sähköinen allekirjoitus

SOVI

Allekirjoita asiakirjat sähköisesti – nopeasti, turvallisesti ja juridisesti sitovasti

Sähköinen allekirjoitus on muuttanut tapaa, jolla yritykset, organisaatiot ja yrittäjät käsittelevät sopimuksia. Paperisten asiakirjojen tulostaminen, postittaminen, skannaaminen ja arkistointi vievät aikaa, hidastavat päätöksentekoa ja aiheuttavat turhia kustannuksia. Kun allekirjoitus tapahtuu sähköisesti, koko prosessi voidaan hoitaa muutamassa minuutissa riippumatta siitä, missä allekirjoittajat sijaitsevat.

Sovi.fi on suomalainen sähköinen allekirjoitus- ja asiakirjahallintapalvelu, jonka avulla voit lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi turvallisesti, seurata niiden etenemistä reaaliaikaisesti ja säilyttää valmiit dokumentit yhdessä paikassa. Palvelu sopii pienille yrityksille, kasvuyrityksille ja suuremmille organisaatioille.

Sovi.fi:n hinnoittelun lähtökohtana on joustavuus. Maksat vain silloin, kun käytät palvelua. Tämä tekee sähköisestä allekirjoituksesta kustannustehokkaan vaihtoehdon myös yrityksille, jotka allekirjoittavat asiakirjoja vain satunnaisesti.

Mitä sähköinen allekirjoitus tarkoittaa?

Sähköinen allekirjoitus tarkoittaa asiakirjan hyväksymistä digitaalisesti siten, että allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa ja allekirjoituksen tapahtumat voidaan jälkikäteen osoittaa luotettavasti. Samalla asiakirjan eheys säilyy, eikä sitä voida muuttaa huomaamatta allekirjoituksen jälkeen.

Tyypillinen allekirjoitusprosessi etenee näin:

Asiakirja luodaan tai ladataan palveluun.
Vastaanottajat lisätään.
Vastaanottajille lähetetään allekirjoituspyyntö.
Vastaanottajat tunnistautuvat ja allekirjoittavat asiakirjan.
Valmis asiakirja tallentuu turvallisesti kaikkien osapuolten saataville.

Koko prosessi voidaan toteuttaa ilman tulostamista, skannaamista tai fyysisiä tapaamisia.

Miksi yritykset siirtyvät sähköiseen allekirjoitukseen?

Digitalisaation myötä yritykset haluavat vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa liiketoimintaa. Sopimusten odottaminen on yksi yleisimmistä syistä siihen, että kaupat viivästyvät tai projektit eivät käynnisty ajallaan.

Sähköinen allekirjoitus ratkaisee tämän ongelman.

Kun sopimus voidaan allekirjoittaa heti sähköpostista tai mobiililaitteella, päätöksenteko nopeutuu huomattavasti. Samalla vähenevät myös tulostamiseen, postittamiseen ja asiakirjojen arkistointiin liittyvät kustannukset.

nopeampia kauppoja
tehokkaampaa henkilöstöhallintoa
sujuvampaa asiakaskokemusta
parempaa tietoturvaa
vähemmän paperityötä
helpompaa asiakirjojen hallintaa

Sähköisen allekirjoituksen tärkeimmät hyödyt

1. Merkittävä ajansäästö

Perinteinen allekirjoitusprosessi voi kestää päiviä tai jopa viikkoja. Asiakirja tulostetaan, allekirjoitetaan, skannataan ja lähetetään takaisin. Jokainen vaihe lisää viivettä.

Sähköisen allekirjoituksen avulla sama prosessi voidaan usein hoitaa muutamassa minuutissa.

Nopeampi allekirjoitus tarkoittaa myös nopeampaa laskutusta, projektien käynnistymistä ja päätöksentekoa.

2. Parempi asiakaskokemus

Asiakkaat odottavat nykyään, että palvelut toimivat digitaalisesti. Harva haluaa enää tulostaa sopimuksia tai käydä toimistolla pelkästään allekirjoittamassa asiakirjan. Kun allekirjoitus onnistuu tietokoneella, tabletilla tai puhelimella, asiakkaan kokemus paranee merkittävästi.

3. Turvallisuus ja jäljitettävyys

Sähköinen allekirjoitus tarjoaa paremman jäljitettävyyden kuin paperinen allekirjoitus. Jokaisesta allekirjoituksesta jää tapahtumaloki, jonka avulla voidaan myöhemmin todentaa esimerkiksi:

kuka allekirjoitti
milloin allekirjoitus tehtiin
missä vaiheessa prosessi eteni
onko asiakirjaa muutettu allekirjoituksen jälkeen

4. Kustannussäästöt

Paperi, kirjekuoret, tulostimet, postitus ja fyysinen arkistointi aiheuttavat yrityksille yllättävän paljon kustannuksia. Kun allekirjoitus tapahtuu sähköisesti, nämä kulut vähenevät merkittävästi. Samalla työntekijöiden aikaa vapautuu tuottavampiin tehtäviin.

5. Ympäristöystävällisyys

Sähköinen allekirjoitus vähentää paperinkulutusta, kuljetuksia ja fyysisen arkistoinnin tarvetta. Yritys voi samalla pienentää ympäristövaikutuksiaan ja edistää vastuullisuustavoitteitaan.

Missä sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää?

Sähköinen allekirjoitus soveltuu lähes kaikkiin yrityksen asiakirjoihin. Yleisimpiä käyttökohteita ovat:

työsopimukset
vuokrasopimukset
toimeksiantosopimukset
tarjoukset
tarjouspyynnöt
konsulttisopimukset
salassapitosopimukset eli NDA-sopimukset
hallituksen pöytäkirjat
yhtiökokousten asiakirjat
hankintasopimukset
yhteistyösopimukset
valtakirjat
tilausvahvistukset
palvelusopimukset
asiakassopimukset
kumppanisopimukset

Yhä useammat yritykset hyödyntävät sähköistä allekirjoitusta myös sisäisissä hyväksyntäprosesseissa, joissa nopeus ja dokumentoinnin luotettavuus ovat tärkeitä.

Sähköinen allekirjoitus on juridisesti pätevä

Yksi yleisimmistä kysymyksistä sähköiseen allekirjoitukseen liittyen on sen oikeudellinen pätevyys. Oikein toteutettu sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova ja sitä voidaan käyttää useimmissa sopimuksissa samalla tavoin kuin perinteistä käsin tehtyä allekirjoitusta.

EU:n eIDAS-asetus määrittelee sähköisten allekirjoitusten oikeudellisen aseman koko Euroopan unionin alueella. Tämä luo yhteiset pelisäännöt ja lisää luottamusta digitaaliseen sopimisprosessiin myös kansainvälisessä liiketoiminnassa.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että yritykset voivat siirtyä sähköiseen allekirjoitukseen turvallisesti ilman, että sopimusten oikeudellinen arvo heikkenee.

Tietyissä erityistilanteissa lainsäädäntö voi kuitenkin edellyttää määrämuotoista menettelyä. Yrityksen kannattaa aina varmistaa omien asiakirjojensa mahdolliset erityisvaatimukset.

Tietoturva on sähköisen allekirjoituksen perusta

Sopimukset sisältävät usein arkaluonteisia tietoja, kuten henkilötietoja, liikesalaisuuksia, palkkatietoja tai kaupallisia ehtoja. Hyvä sähköinen allekirjoituspalvelu suojaa asiakirjat koko niiden elinkaaren ajan:

asiakirjojen turvallinen siirto
turvallinen tallennus
käyttöoikeuksien hallinta
tapahtumaloki
allekirjoitusprosessin seuranta
asiakirjan eheyden varmistaminen

Kun kaikki vaiheet dokumentoidaan automaattisesti, yrityksellä on myöhemmin selkeä näyttö siitä, miten sopimus on syntynyt.

Kenelle sähköinen allekirjoitus sopii?

Pienet yritykset

Pienessä yrityksessä yrittäjä hoitaa usein itse myynnin, sopimukset, laskutuksen ja hallinnon. Jokainen säästetty tunti näkyy suoraan yrityksen kannattavuudessa. Kun sopimukset voidaan allekirjoittaa sähköisesti, aikaa jää enemmän asiakkaiden palvelemiseen ja liiketoiminnan kasvattamiseen.

Kasvuyritykset

Kasvavat yritykset käsittelevät nopeasti kasvavan määrän sopimuksia. Manuaalinen paperityö muodostuu helposti pullonkaulaksi. Sähköinen allekirjoitus auttaa pitämään prosessit tehokkaina myös liiketoiminnan kasvaessa.

Suuret yritykset

Suurissa organisaatioissa sopimuksia voi syntyä satoja tai tuhansia vuodessa. Kun allekirjoitusprosessi on sähköinen, voidaan säästää merkittävästi työaikaa sekä vähentää virheitä ja hallinnollista työtä.

Esimerkkejä eri toimialoilta

Kiinteistönvälitys

Kiinteistöalalla käsitellään jatkuvasti toimeksiantosopimuksia, vuokrasopimuksia, tarjouksia ja muita asiakirjoja. Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa sen, että asiakas voi hyväksyä asiakirjat nopeasti myös etänä.

Rakennusala

Rakennusyritykset allekirjoittavat urakkasopimuksia, aliurakoitsijasopimuksia, työmaakohtaisia dokumentteja ja vastaanottopöytäkirjoja. Nopea allekirjoitus vähentää projektien viivästyksiä.

Henkilöstöpalvelut

Työsopimukset voidaan allekirjoittaa jo ennen ensimmäistä työpäivää. Työntekijä voi hyväksyä sopimuksen helposti omalla puhelimellaan.

Lakipalvelut

Asianajotoimistot ja lakiasiaintoimistot käsittelevät suuren määrän sopimuksia ja valtakirjoja. Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa asiakkaiden asiointia ja vähentää toimistokäyntejä.

Taloyhtiöt ja isännöinti

Isännöitsijät ja taloyhtiöt voivat käyttää sähköistä allekirjoitusta esimerkiksi pöytäkirjoihin, urakkasopimuksiin ja muihin hallinnollisiin asiakirjoihin.

Miksi valita Sovi.fi?

Sähköisen allekirjoituspalvelun valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota käytettävyyteen, hinnoitteluun ja siihen, kuinka hyvin palvelu tukee yrityksen arkea. Sovi.fi on suunniteltu erityisesti suomalaisille yrityksille. Palvelun keskeisiä etuja ovat:

helppokäyttöinen käyttöliittymä
nopea allekirjoitusprosessi
asiakirjojen keskitetty hallinta
asiakirjamallit toistuvaan käyttöön
kansiorakenne dokumenttien organisointiin
mahdollisuus seurata allekirjoitusten etenemistä
turvallinen dokumenttien säilytys
joustava hinnoittelu ilman pakollista kuukausimaksua

Tämä tekee palvelusta erinomaisen vaihtoehdon sekä satunnaiseen että aktiiviseen käyttöön.

Asiakirjamallit säästävät aikaa

Monet yritykset käyttävät samoja sopimuspohjia päivittäin. Kun asiakirjamallit tallennetaan valmiiksi, uusia sopimuksia voidaan luoda muutamassa minuutissa ilman, että samoja tietoja tarvitsee kirjoittaa uudelleen. Esimerkiksi:

työsopimus
salassapitosopimus
vuokrasopimus
konsulttisopimus
toimeksiantosopimus
tarjous

Tämä vähentää virheitä ja yhdenmukaistaa yrityksen sopimusprosessia.

Paperinen vai sähköinen allekirjoitus?

Ominaisuus	Paperinen allekirjoitus	Sähköinen allekirjoitus
Allekirjoituksen nopeus	Päivistä viikkoihin	Usein muutamassa minuutissa
Allekirjoitus etänä	Vaikeaa	Kyllä
Tulostaminen	Tarvitaan usein	Ei tarvita
Skannaaminen	Tarvitaan usein	Ei tarvita
Postitus	Usein tarpeen	Ei tarvita
Asiakirjojen seuranta	Manuaalista	Reaaliaikainen seuranta
Arkistointi	Paperiarkisto tai verkkolevy	Keskitetty digitaalinen arkisto
Ympäristövaikutus	Suurempi	Pienempi
Työaika	Enemmän manuaalisia vaiheita	Selvästi tehokkaampi

Sähköiseen allekirjoitukseen siirtyminen ei ole pelkästään tekninen uudistus. Se on tapa yksinkertaistaa koko sopimusprosessia, vähentää viivästyksiä ja vapauttaa henkilöstön aikaa liiketoiminnan kannalta tärkeämpiin tehtäviin.

Usein kysytyt kysymykset

Löydä vastaukset yleisimpiin kysymyksiin sähköisestä allekirjoituksesta, sen juridisesta pätevyydestä, tietoturvasta ja käyttötavoista.

Aloita sähköinen allekirjoitus Sovi.fi:ssä

Olipa kyse yksittäisestä sopimuksesta tai tuhansista asiakirjoista vuodessa, Sovi.fi tarjoaa helpon ja turvallisen ratkaisun sähköiseen allekirjoittamiseen. Sovi.fi:n avulla voit:

lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi muutamassa minuutissa
seurata allekirjoitusprosessin etenemistä reaaliaikaisesti
käyttää valmiita asiakirjamalleja
hallita dokumentteja kansioissa
vähentää paperityötä ja manuaalisia työvaiheita
nopeuttaa sopimusprosesseja koko organisaatiossa

Luo maksuton tili ja lähetä ensimmäinen asiakirjasi allekirjoitettavaksi muutamassa minuutissa.